Welche Ziele verfolgt das Unternehmen mit der Zertifizierung?
Sicherlich gehören zu den Hauptgründen der Zertifizierung, dass zum einen immer mehr Kunden ein zertifiziertes Unternehmen vorziehen und zum anderen, dass immer mehr Wettbewerber eine Zertifizierung vorweisen können. Diese Gründe verleiten zwar ein Unternehmen eine Zertifizierung möglichst zügig vornehmen zu lassen, trotzdem sollten Sie nicht außer acht lassen, wie Sie eine Zertifizierung und somit den Entwurf Ihres QM-Systems für das Unternehmen selbst nutzbringend verwenden können.
Der Aufbau eines neuen QM-Systems bietet Ihnen die einmalige Chance Ihr Unternehmen kritisch zu hinterfragen und Verbesserungsmöglichkeiten erheblich voranzutreiben. Sie können die Erarbeitung Ihres QM-Systems dazu nutzen, jeden Prozess kritisch auf seine Wirksamkeit hin zu überprüfen. Hierzu benötigen Sie insbesondere die Mithilfe Ihrer Mitarbeiter. Gerade die Mitarbeiter sollten bei der Planung eines QM-Systems mit ins Boot genommen werden, damit sie das neue QM-System nicht als eine weitere Arbeitsrichtlinie empfinden, sondern als Möglichkeit ihren Arbeitsplatz und ihr Arbeitsumfeld aktiv mitzugestalten. Indem der Ideenreichtum und Organisationstalente der Mitarbeiter gefördert werden, wird die Belegschaft ein neues QM-System als ihr eigenes Regelwerk akzeptieren und bezüglich der Umsetzung bei der täglichen Arbeit weit aus motivierter sein.
Wichtig hierbei ist der Personenkreis, der die Vorschläge und Ideen koordiniert, sie in die richtigen Bahnen lenkt und sie immer wieder auf ihre Effizienz hin überprüft. Auf jedem Fall sollten diesem Personenkreis eigene Mitarbeiter angehören, die sich in der Firmenstruktur und den abteilungsübergreifenden Prozessen ausgezeichnet auskennen. Diese Mitarbeiter sollten sich im Vorfeld gute Kenntnisse im Bereich Qualitätsmanagementwesen angeeignet haben und über detailliertes Wissen bezüglich der Normenanforderungen verfügen. Um die Einarbeitungsphase dieses Mitarbeiterkreises möglichst gering zu halten, empfiehlt es sich auf die Mithilfe externer Berater nicht zu verzichten. Zum einen können so neue QM-Systeme sehr viel zügiger in die Realität umgesetzt werden, da sehr viele "Trial and Error"-Erfahrungen eliminiert werden können und zum anderen der Erstentwurf eines QM-Systems immer eine heikle Gratwanderung zwischen Überreglementierung/Bürokratie und wirtschaftlicher Effizienz/Qualität darstellt. Anregungen, Fallbeispiele und die Erfahrung externer Berater können an dieser Stelle äußerst hilfreich sein.
Die Übernahme ganzer externer QM-Systeme und Schulung der Mitarbeiter auf solche Systeme ist in der Regel der schnellste Weg zur Zertifizierung, birgt aber die Gefahr, dass ein solches System nicht vollständig akzeptiert wird und als ein statisches QM-System die gewünschte Wirksamkeit vermissen lässt.
Die schnelle Marktentwicklung fordert von einem Unternehmen immer wieder eine optimale Anpassungsfähigkeit und Flexibilität. Daher ist es eines der wichtigsten Anforderungen an ein gutes QM-System, dass es ein dynamisches System ist, das ständigen Verbesserungen unterworfen ist. Das Bewußtsein aller Mitarbeiter sollte dahingehend geschärft sein, dass es für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, wie konstruktiv-kritisch die Mitarbeiter ihr Arbeitsumfeld beobachten, es nach Verbesserungsmöglichkeiten absuchen und wie konsequent dann Verbesserungen in die Tat umgesetzt werden.
Ein Unternehmen, das auf ein hohes Kreativitätspotential seiner Mitarbeiter und sich auf ein hohes Maß an Flexibilität seiner Führungskräfte verlassen kann, wird einem Unternehmen mit großem "traditionellem Bewußtsein" (...so war das schon immer bei uns...) immer einen Schritt voraus sein. Ein gutes QM-System sollte diese dynamischen Tendenzen, die Kreativität und Flexibilität optimal unterstützen und systematisch in Richtung des Zieles Produktqualität und Kundenorientierung lenken.
